Смена главного бухгалтера организации

Права и обязанности главного бухгалтера, а также их ответственность определены следующими документами: ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее - Закон N 129-ФЗ); Положением о главных бухгалтерах, утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 24.01.1980 N 59 (далее - Положение о главных бухгалтерах).

Смена главного бухгалтера в первую очередь предполагает оформление приема-передачи первичных документов, бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, прочих деловых бумаг предшествующего периода, а также печати, ключей от системы банковского обслуживания “клиент-банк”, ценных бумаг, бланков строгой отчетности и т.д. от увольняющегося главного бухгалтера доверенному должностному лицу, определенному руководителем организации. Это предусмотрено п. 6 Положения о главных бухгалтерах: “Прием и сдача дел при назначении и освобождении главного бухгалтера оформляются актом после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности. Копия этого акта направляется в вышестоящий орган. В необходимых случаях прием и сдача дел главным бухгалтером производятся при участии представителя вышестоящего органа”.

В тех случаях, когда передача дел при смене главного бухгалтера не оформлялась актом, а впоследствии обнаруживалась пропажа или отсутствие документов, восстановление первичных документов и отчетности требовало много времени и усилий не только от работников бухгалтерии, а также от юристов и руководящего состава организации.

Если на момент проведения выездной налоговой проверки организация не сможет восстановить утраченные документы, то налоговые органы самостоятельно приступят к исчислению налогов.

В соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ у налоговых органов есть право определять суммы налогов, подлежащие уплате, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о проверяемом налогоплательщике, а также об иных аналогичных налогоплательщиках в случае непредставления в течение более двух месяцев в налоговый орган необходимых документов, отсутствия учета доходов и расходов, учета объектов налогообложения или ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги.

В случае обнаружения отсутствия документов в момент передачи дел это фиксируется в акте приема-передачи. Главному бухгалтеру, сдающему дела, предоставляется возможность письменного объяснения причин отсутствия документов.

Если в трудовом договоре с главным бухгалтером предусмотрена материальная ответственность и заключен договор о материальной ответственности, то в соответствии с п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ следует провести инвентаризацию тех материальных ценностей, за которые он несет материальную ответственность. Недостача материальных ценностей возмещается в порядке, определенном ст. ст. 238 - 243 ТК РФ.

Главный бухгалтер, как правило, подписывает документы, служащие основанием для приемки и выдачи денежных средств и товарно-материальных ценностей, а также кредитные и расчетные обязательства (п. 14 Положения о главных бухгалтерах). В связи со сменой главного бухгалтера возникает необходимость переоформления права подписания таких документов новым лицом. Поэтому на основании приказа руководителя о назначении нового главного бухгалтера переоформляется карточка с образцами подписей в обслуживающем банке.

В случаях расторжения трудового договора с главным бухгалтером, определенных ТК РФ, ему выплачиваются компенсации (ст. 181 ТК РФ).

Например, в случае расторжения трудового договора с главным бухгалтером в связи со сменой собственника имущества организации новый собственник обязан выплатить компенсацию в размере не ниже трех средних месячных заработков работника.

З.Васечко
Старший аудитор-консультант
ЗАО “ААФ “АУДИТИНФОРМ”